Integritetspolicy och behandling av personuppgifter
Personlig integritet är något Villa Aske anser är viktigt och vill beskydda. I denna policy förklarar vi hur vi samlar in och använder personuppgifter. Vi beskriver också några av dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Allt för att er upplevelse hos oss ska bli så bra som möjligt.
Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter. Kontaktuppgifter finner ni sist i denna text.
Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?
Allt som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person som är i livet omfattas av begreppet personuppgifter. Det handlar inte bara om namn och personnummer utan även om till exempel bilder och e-postadresser.
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna i IT-systemen, oavsett om det handlar om mobila enheter eller datorer. Det handlar om till exempel insamling, registrering, strukturering, lagring, bearbetning och överföring. I vissa fall kan även sådant som sker utanför IT-systemen ses som behandling.
Personuppgiftsansvarig
För de behandlingar av personuppgifter som sker inom Villa Aske verksamhet är Villa Aske Konferens personuppgiftsansvarig (Villa Aske Konferens, Aske Allé 2, 197 92 Bro org.nr 556763-1741).
Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och varför?
Generellt
Vi behandlar i huvudsak ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer och din befattning. Ibland kan ytterligare information behandlas.
Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att tillhandahålla de tjänster och produkter du har begärt (exempelvis ett nyhetsbrev, bokning av konferens, hotellrum och så vidare). Vi kommer även behandla dina personuppgifter för att vårda och administrera vår relation med dig samt.
Därutöver kan vi komma att använda dina personuppgifter för att informera dig om produkter och tjänster som vi erbjuder och som kan vara av intresse för dig. Om du är en yrkesanvändare kan vi även informera dig om produkter och tjänster från våra underleverantörer och partners.
Om Villa Aske skulle behandla dina personuppgifter för något ändamål som kräver ditt samtycke kommer vi att inhämta ditt samtycke i förväg. Vissa personuppgifter kan vara obligatoriska att tillhandahålla, t ex för att vi ska kunna tillhandahålla en tjänst eller fullgöra en annan begäran från dig. Detta kommer då att anges eller framgå i samband med att uppgifterna samlas in.
För medarbetare
För medarbetare hos oss kan vi komma att behandla personuppgifter även på andra sätt än vad som nämnts ovan. Det kan röra exempelvis hantering av uppgifter relaterad till löneutbetalning, eller med direkt stöd från andra lagar såsom arbetsmiljölagen eller bokföringslagen.
Från vilka källor hämtar vi personuppgifter?
Insamling av dina personuppgifter sker exempelvis då du anger dina uppgifter i samband med att du anmäler dig för att få nyhetsbrev & beställer tjänster från oss eller tar kontakt med oss.
Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?
Personuppgiftsbiträden
I en del situationer är det nödvändigt för oss att anlita andra parter för att kunna utföra vårt arbete. Det handlar exempelvis om att vi använder oss av olika IT-leverantörer eller event leverantörer. De är att betrakta som personuppgiftsbiträden till oss.
Villa Aske har ansvar för att skriva avtal med samtliga personuppgiftsbiträden och lämna instruktioner om hur dessa får behandla personuppgifterna. När personuppgiftsbiträden anlitas sker det bara för de ändamål som är förenliga med de ändamål vi själva har för behandlingen.
Aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga
Vi delar även dina personuppgifter med vissa andra aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga. Det kan både handla om myndigheter, såsom Skatteverket, och om andra. När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering.
Vi kan vidare komma att lämna ut personuppgifter till våra underleverantörer (och deras dotterbolag) i den mån det krävs för att samverkan mellan organisationerna ska fungera. Vidare kan vi komma att anlita leverantörer och partners att utföra uppgifter för Villa Askes räkning, t ex för att tillhandahålla IT-tjänster eller hjälpa till med marknadsföring, analyser eller statistik. Utförandet av dessa tjänster kan innebära att dessa mottagare får tillgång till dina personuppgifter.
Villa Aske kan även komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, som t.ex. polisen eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.
Var behandlar vi dina personuppgifter?
Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES men ibland är det inte möjligt.
För visst IT-stöd kan uppgifterna föras till ett land utanför EU/EES. Det gäller till exempel om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Som personuppgiftsansvariga är vi ansvariga för att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dessa behandlingar sker i enlighet med bestämmelser inom EU/EES.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Vi har en utarbetad rensningsrutin för att säkerställa att personuppgifter inte sparas längre än vad som behövs för det specifika ändamålet. Detta beroende på behandlingen. Vissa uppgifter i bokföringen behöver p g a lagstiftning t ex sparas minst sju år medan uppgifter om specialkost raderas inom någon vecka efter att evenemanget är avslutat.
Vad är dina rättigheter som registrerad?
Som registrerad har du enligt gällande lagstiftning ett antal rättigheter. Hur du ska gå tillväga för att hantera dina rättigheter, se stycket ”Hantera dina rättigheter” längre ned. Här nedan listar vi den registrerades rättigheter.
Rätt till registerutdrag (rätt till tillgång)
Om du vill veta vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. När du lämnar en sådan begäran kan vi komma att ställa en del frågor för att se till att det blir en effektiv hantering av din begäran. Vi kommer också vidta åtgärder för att säkerställa att uppgifterna begärs av och lämnas till rätt person.
Rätt till rättelse
Om du upptäcker att något är fel har du rätt att begära att dina personuppgifter rättas. Du kan också komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.
I vissa fall kan du göra korrigeringar själv, vilket vi då informerar dig om.
Rätt till radering
Du kan begära att vi raderar de personuppgifter vi behandlar om dig bland annat om:
- Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.
- Du invänder mot en intresseavvägning vi gjort baserat på vårt berättigade intresse, där ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.
- Personuppgifterna behandlas på olagligt sätt.
Rätt till begränsning
Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du motsätter dig att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta.
Om, och när, vi inte lägre behöver dina personuppgifter för de fastställda ändamålen är vår rutin normalt att uppgifterna raderas. Om du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte rensar och raderar dina uppgifter.
Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling
Du har alltid en rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning. Du har också alltid rätt att slippa direktmarknadsföring.
Hantera dina rättigheter
Ansökan om registerutdrag eller om du vill åberopa någon av dina andra rättigheter ska vara skriftligt och egenhändigt undertecknad av den utdraget avser. Vi kommer besvara dina önskemål utan onödigt dröjsmål och senast inom 30 dagar. Maila följande information till lina@villaaske eller lennart@villaaske.se: förnamn, efternamn, folkbokföringsadress, postnummer, ort, emailadress och datum. Mailet ska i möjligaste mån skickas från den mailadress du är registrerad med hos Villa Aske.
Hur hanterar vi personnummer?
I möjligaste mån undviker vi att behandla personnummer. I vissa fall är det dock motiverat med hänsyn främst till att vi behöver ha en säker identifiering. I övriga fall hanteras dessa uppgifter sparsamt och med stor sekretess.
Hur skyddas dina personuppgifter?
Vi arbetar aktivt för att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. Det gäller såväl genom tekniska som organisatoriska skyddsåtgärder.
Tillsynsmyndighet
Datainspektionen är ansvarig myndighet för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen kring dataskydd. Om du anser att vi agerar felaktigt kan du kontakta Datainspektionen, se datainspektionen.se
Kontakta oss vid frågor om hur vi behandlar personuppgifter!
Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter eller har en begäran i enlighet med ovan rättigheter är du alltid välkommen att kontakta oss på: lennart@villaaske.se
Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid på webbplatsen.